Možná to znáte. Úkoly se na vás valí ze všech stran a je jich tolik, že raději neděláte nic. Brouzdáte po internetu, pečete sušenky nebo si bezcílně prohlížíte časopis, zkrátka odkládáte. Takovému patologickému posouvání úkolů, do kterých se vám nechce, se říká prokrastinace. Jedním ze způsobů, jak nechuť do práce překonat, je správná prioritizace
Obsah lekce:
I když se v dnešní technologické době může zdát, že papírovým pomocníkům plánování času tzv. „zvoní hrana“, není to tak úplně pravdou. V posledních letech stoupá poptávka a tím i nabídka motivačních diářů, které pomáhají sdružovat podstatné na jedno místo a propojovat tak každodenní rutinní povinnosti s dlouhodobými cíli. Stačí si jen vybrat ten správný – tedy ten, jehož struktura sedí právě vám. Ukazuje se, že diáře pomáhají např. při prevenci zapomínání.
Co kdyby vám někdo řekl, že nejlepší způsob, jak volit priority, je sníst žábu? Pravděpodobně se vám do toho nebude chtít, ale nebojte se, ve skutečnosti se jedná o metaforu.
Mark Twain jednou prý řekl, že kdybyste měli každé ráno jako první věc sníst živou žábu, mohli byste pak prožít den klidní, že se vám už nic horšího ten den nestane.
A podobně je to i s nepříjemnými úkoly. Pokud si vypěstujete zvyk, že se každé ráno nejprve zbavíte toho nejotravnějšího, nejhoršího úkolu, do kterého se vám nejméně chce, celý den už vám půjdou další úkoly s lehkostí. Pokud vás zajímá více o této a jiných metodách, můžete si o nich přečíst ve stejnojmenné knize Briana Tracyho: „Snězte tu žábu!“
Musíte dnes dodělat dlouhý report pro klienta a pak další čtyři relativně příjemné úkoly? Snězte tu žábu a začněte hned po příchodu do práce s reportem (tedy tím, do čeho se vám vůbec nechce). Na oběd už půjdete s pocitem dobře odvedené práce.
Další z osvědčených metod jsou různé seznamy úkolů. Ty jsou součástí každého uceleného systému time-managementu (např. Getting things done nebo Zen to Done) – a jsou opravdovým základem vaší produktivity. Takový seznam (anglicky „to-do list“) by měl obsahovat všechny úkoly, na kterých chcete zapracovat. Už to, že uvidíte všechny své úkoly pohromadě, vám dá představu o tom, v jakém časovém rámci je můžete zpracovat.
Kromě toho, že si své úkoly sepíšete, je praktické je dále rozdělit podle různých klíčů. Můžete je buď obodovat podle důležitosti na nějaké škále (například 0–10 bodů), nebo je barevně odlišit, podtrhávat či sdružit graficky do jednotlivých kategorií (například tím, že je napíšete do různých sloupců). Uvidíte, jaké uspokojení pocítíte vždy, když si budete moci svůj splněný úkol „odškrtnout“.
Tato metoda uleví mimo jiné vaší paměti – nebudete muset v hlavě držet, co všechno je třeba udělat nebo s kým se setkat. A díky tomu se budete cítit méně ve stresu. Je také vhodné si tento seznam dát někam, kde ho máte ihned k dispozici. Ať už je tím lednice, aplikace Todoist (existuje ve verzi na Android i iOS), nebo třeba první stránka vašeho diáře.
A kdy si věc do seznamu úkolů nenapsat? Využívejte pravidla 2 minut. To znamená, že ve chvíli, kdy je danou věc možné udělat do dvou minut, udělejte ji hned. Nedává totiž smysl si ji někam zapisovat. Využívejte toto pravidlo hojně např. při třídění své e-mailové schránky.
Podobné tipy se dozvíte v další praktické knížce „Konec prokrastinace“ se spoustou nápadů. Jejím autorem je Petr Ludwig a zabývá se tím, jak se zbavit věčného odkládání. Dále si můžete pořídit i diář, který vám napomůže v plnění úkolů podle návodu v knize. David Allen, jeden ze světově uznávaných expertů na time-management, je velkým propagátorem podobných metod. Tvrdí, že vaše mysl je příliš drahocenná na to, aby se zabývala podružnými úkoly. Je proto důležité své myšlenky odkládat na různá externí úložiště (tzv. princip externalizace, viz modul „Kreativita“). Podrobněji si o metodě „Getting things done“ můžete přečíst na webových stránkách této metody.
Rozhovor o prokrastinaci s Petrem Ludwigem
Dalším z oblíbených principů pro volbu priorit je Paretovo pravidlo poměru 80/20. Uplatňuje se v různých aspektech života od ekonomického chování po učení se cizímu jazyku, ale mimo jiné také právě v práci s časem a ve volbě priorit. Paretovo pravidlo v tomto případě říká, že 80 % užitku vychází z 20 % stráveného času. Je proto důležité umět identifikovat u každého úkolu to hlavní, co za poměrně malé časové investice povede k velkému užitku.
Jedním ze způsobů, jak klíčové aspekty úkolu identifikovat, je technika MoSCoW. Autorem této metody je Dai Clegg. Její název je akronym několika anglických slov doplněných o malá písmena o, aby se to celé lépe pamatovalo:
M – Must have (musím mít)
S – Should have (měl bych mít)
C – Could have (mohl bych mít)
W – Won't have (nebudu mít)
Zkrátka a dobře, vždycky jednotlivé úkoly, činnosti či záliby přiřaďte ke kategorii podle techniky MoSCoW. Můžete tak hezky vidět, které je třeba nutně udělat (M), které by bylo vhodné udělat (S), které uděláte, když zbyde čas (C) a které pravděpodobně neuděláte (W).
Pokud se vám způsob dělení úkolů „MoSCoW“ nelíbí, můžete se řídit Eisenhowerovým principem. V takovém případě budete dělit úkoly podle důležitosti a naléhavosti tak, jak to dělal někdejší generál a následně prezident USA. Problémy se dělí do následujících čtyř skupin:
Poté, co určíte své priority, rozdělte je dále na menší části, které se vám budou lépe plnit. S tím souvisí princip Kaizen, který vychází z japonské tradice minimalismu. Slovo Kaizen vyjadřuje neustálé zlepšování, a to pomalu a kontinuálně, spíše evolučně než revolučně.
Aby bylo možné realizovat velké změny, je třeba si je rozložit do mnoha malých kroků, které se mnohem snáze provádějí a neznamenají tak velké „sousto“ najednou.
Tohoto principu se někdy používá v koučování, ale také sebekoučování. Určitě doporučujeme tento princip využít.
Pokud se například budete chtít dostat do své vysněné firmy, určitě doporučujeme si rozdělit tento velký cíl na cíle malé, a to dle principu Kaizen. Například dílčím cílem bude zlepšit svoji angličtinu z úrovně B1 na úroveň B2. Ten dále můžete rozdělit na dílčí cíle, jako např. zlepšení konverzačních schopností, zlepšení porozumění čtení, rozšíření zásoby slovíček atd. Dalším dílčím cílem může být např. získání pokročilých dovedností v programu Excel. Ten můžete opět rozdělit na další dílčí cíle. Pokud vás zajímá, jak se k podobným krokům motivovat a odhodlat se k tomu s nimi začít, podívejte se do modulu „Sebemotivace“.