Kurz 3: Efektivní práce s časem Lekce 1 : Prioritizace
Časová náročnost lekce: 5-8 minut
Úvod do lekce
Možná to znáte. Úkoly se na vás valí ze všech stran a je jich tolik, že raději neděláte nic. Brouzdáte po internetu, pečete sušenky nebo si bezcílně prohlížíte časopis, zkrátka odkládáte. Takovému patologickému posouvání úkolů, do kterých se vám nechce, se říká prokrastinace. Jedním ze způsobů, jak nechuť do práce překonat, je správná prioritizace
Obsah lekce:
I když se v dnešní technologické době může zdát, že papírovým pomocníkům plánování času tzv. „zvoní hrana“, není to tak úplně pravdou. V posledních letech stoupá poptávka a tím i nabídka motivačních diářů, které pomáhají sdružovat podstatné na jedno místo a propojovat tak každodenní rutinní povinnosti s dlouhodobými cíli. Stačí si jen vybrat ten správný – tedy ten, jehož struktura sedí právě vám. Ukazuje se, že diáře pomáhají např. při prevenci zapomínání.
Snězte tu žábu
Co kdyby vám někdo řekl, že nejlepší způsob, jak volit priority, je sníst žábu? Pravděpodobně se vám do toho nebude chtít, ale nebojte se, ve skutečnosti se jedná o metaforu.
A podobně je to i s nepříjemnými úkoly. Pokud si vypěstujete zvyk, že se každé ráno nejprve zbavíte toho nejotravnějšího, nejhoršího úkolu, do kterého se vám nejméně chce, celý den už vám půjdou další úkoly s lehkostí. Pokud vás zajímá více o této a jiných metodách, můžete si o nich přečíst ve stejnojmenné knize Briana Tracyho: „Snězte tu žábu!“
Musíte dnes dodělat dlouhý report pro klienta a pak další čtyři relativně příjemné úkoly? Snězte tu žábu a začněte hned po příchodu do práce s reportem (tedy tím, do čeho se vám vůbec nechce). Na oběd už půjdete s pocitem dobře odvedené práce.
Udělejte si seznam
Další z osvědčených metod jsou různé seznamy úkolů. Ty jsou součástí každého uceleného systému time-managementu (např. Getting things done nebo Zen to Done) – a jsou opravdovým základem vaší produktivity. Takový seznam (anglicky „to-do list“) by měl obsahovat všechny úkoly, na kterých chcete zapracovat. Už to, že uvidíte všechny své úkoly pohromadě, vám dá představu o tom, v jakém časovém rámci je můžete zpracovat.
Kromě toho, že si své úkoly sepíšete, je praktické je dále rozdělit podle různých klíčů. Můžete je buď obodovat podle důležitosti na nějaké škále (například 0–10 bodů), nebo je barevně odlišit, podtrhávat či sdružit graficky do jednotlivých kategorií (například tím, že je napíšete do různých sloupců). Uvidíte, jaké uspokojení pocítíte vždy, když si budete moci svůj splněný úkol „odškrtnout“.
Tato metoda uleví mimo jiné vaší paměti – nebudete muset v hlavě držet, co všechno je třeba udělat nebo s kým se setkat. A díky tomu se budete cítit méně ve stresu. Je také vhodné si tento seznam dát někam, kde ho máte ihned k dispozici. Ať už je tím lednice, aplikace Todoist (existuje ve verzi na Android i iOS), nebo třeba první stránka vašeho diáře.
A kdy si věc do seznamu úkolů nenapsat? Využívejte pravidla 2 minut. To znamená, že ve chvíli, kdy je danou věc možné udělat do dvou minut, udělejte ji hned. Nedává totiž smysl si ji někam zapisovat. Využívejte toto pravidlo hojně např. při třídění své e-mailové schránky.
Podobné tipy se dozvíte v další praktické knížce „Konec prokrastinace“ se spoustou nápadů. Jejím autorem je Petr Ludwig a zabývá se tím, jak se zbavit věčného odkládání. Dále si můžete pořídit i diář, který vám napomůže v plnění úkolů podle návodu v knize. David Allen, jeden ze světově uznávaných expertů na time-management, je velkým propagátorem podobných metod. Tvrdí, že vaše mysl je příliš drahocenná na to, aby se zabývala podružnými úkoly. Je proto důležité své myšlenky odkládat na různá externí úložiště (tzv. princip externalizace, viz modul „Kreativita“). Podrobněji si o metodě „Getting things done“ můžete přečíst na webových stránkách této metody.
Rozhovor o prokrastinaci s Petrem Ludwigem
Paretovo pravidlo
Dalším z oblíbených principů pro volbu priorit je Paretovo pravidlo poměru 80/20. Uplatňuje se v různých aspektech života od ekonomického chování po učení se cizímu jazyku, ale mimo jiné také právě v práci s časem a ve volbě priorit. Paretovo pravidlo v tomto případě říká, že 80 % užitku vychází z 20 % stráveného času. Je proto důležité umět identifikovat u každého úkolu to hlavní, co za poměrně malé časové investice povede k velkému užitku.
Technika MoSCoW
Jedním ze způsobů, jak klíčové aspekty úkolu identifikovat, je technika MoSCoW. Autorem této metody je Dai Clegg. Její název je akronym několika anglických slov doplněných o malá písmena o, aby se to celé lépe pamatovalo:
M – Must have (musím mít)
- Úkoly nebo jejich části, které jsou absolutně nezbytné. Může tím být např. napsání diplomové práce, prohlídka u zubního lékaře nebo trénink dvakrát týdně. Je samozřejmě kompletně na vás, co do této nebo kterékoliv jiné kategorie zařadíte. Jedná se pouze o ilustrační příklady.
S – Should have (měl bych mít)
- Věci, které jsou důležité, ale ne nezbytné. Zde budou někteří mít například zlepšení své angličtiny nebo velký úklid pokoje. Mohou zde však být i některé položky z kategorie první – trénink nebo prohlídka u zubaře.
C – Could have (mohl bych mít)
- To, co by bylo dobré mít, ale není to nutné. Spousta lidí do této kategorie zařadí např. některé své „druhořadé“ koníčky, naučit se druhý jazyk nebo jednou týdně zajít s kamarády na volejbal.
W – Won't have (nebudu mít)
- Věci nedůležité, podružné a zbytečné. Je samozřejmě na vás, co zařadíte do této kategorie. Lidé sem často dávají např. koníčky, které je baví, ale nepovažují je za přínosné. Může se jednat např. o počítačové hry, sledování seriálů nebo vyplňování křížovek.
Zkrátka a dobře, vždycky jednotlivé úkoly, činnosti či záliby přiřaďte ke kategorii podle techniky MoSCoW. Můžete tak hezky vidět, které je třeba nutně udělat (M), které by bylo vhodné udělat (S), které uděláte, když zbyde čas (C) a které pravděpodobně neuděláte (W).
Eisenhowerův princip
Pokud se vám způsob dělení úkolů „MoSCoW“ nelíbí, můžete se řídit Eisenhowerovým principem. V takovém případě budete dělit úkoly podle důležitosti a naléhavosti tak, jak to dělal někdejší generál a následně prezident USA. Problémy se dělí do následujících čtyř skupin:
- 1. Důležité a naléhavé problémy
Tyto problémy je třeba řešit ihned a věnovat jim náležitou pozornost. - 2. Důležité a nenaléhavé problémy
Je důležité je nepodcenit a řešit je preventivně, aby se nestaly naléhavými. Je nutné naplánovat si čas na jejich řešení a tento plán dodržet. - 3. Nedůležité a naléhavé problémy
Jedná se většinou o provozní, každodenní problémy, jako je vyřizování e-mailů. V některých případech jde o úkoly, které je možné delegovat na jiné. - 4. Nedůležité a nenaléhavé problémy
Takovými problémy se generál nezabýval. Zvažte, zdali i vy máte tuto možnost.
Princip Kaizen
Poté, co určíte své priority, rozdělte je dále na menší části, které se vám budou lépe plnit. S tím souvisí princip Kaizen, který vychází z japonské tradice minimalismu. Slovo Kaizen vyjadřuje neustálé zlepšování, a to pomalu a kontinuálně, spíše evolučně než revolučně.