Kurz 5: Prezentační dovednosti Lekce 1 : Příprava na prezentaci a její struktura
Časová náročnost lekce: 9-32 minut
Úvod do lekce
Pokud máte pocit, že vaše prezentace začíná a končí samotným vystoupením před publikem, hluboce se mýlíte. Dobrá a kvalitní prezentace totiž vyžaduje přípravu. Ta možná není tak akční a zábavná jako samotné přednášení, ale je neméně důležitá, a věřte, že pokud jí věnujete dostatek času a energie, publikum to pozná a ocení.
Obsah lekce:
K vytvoření struktury vám mohou pomoct zákonitosti primacy a recency efektu od německého vědce Hermanna Ebbinghause. Ten říká, že zapamatovatelnost informací závisí z podstatné části na pořadí, v němž se je učíme. Skutečnost, že si dobře pamatujeme jednotky ze začátku, se označuje jako „primacy effect“, dobrá zapamatovatelnost informací z konce seznamu jako „recency effect“. Znalost tohoto efektu můžete využít zejména ve chvíli, kdy je vaším cílem předat posluchačům několik informací, které by si měli v hlavě po vaší prezentaci určitě odnést. Pak je tedy nejlepší tyto důležité body uvést na úplném začátku, či naopak na konci prezentace.
Cíle a prostředky prezentace
V rámci přípravy je vhodné si nejprve ujasnit, o čem vlastně budete prezentovat a jak celou prezentaci pojmete. Zvažte také, pro koho je prezentace určena, a stanovte si cíle, které si můžete i sepsat.
Jakou úroveň znalostí je potřeba publiku předat? Má mít publikum po prezentaci jen obecné povědomí o nějakých tématech? Nebo je naopak vaším cílem, aby byli schopni o daném tématu třeba vést sami přednášku? Budete hovořit za každých okolností spisovně, nebo dáte přednost spíše uvolněnosti a bezprostřednosti? Je třeba, aby přesně zazněly definice, či jde spíše o předání informací pro pochopení celku jako takového? Všechny tyto otázky je nutné si zodpovědět už v rámci přípravy na prezentaci.
Rešerše literatury a zdrojů
Udělejte si rešerši zdrojů, ze kterých budete vycházet. Zjistěte si, co je o problematice známo, tedy jaké jsou o ní dostupné informace. V této fázi je velmi důležité dbát na to, z jakých zdrojů čerpáte. Spoléhat se na zdroje, které nejsou kvalitní, může vést k tomu, že vaše prezentace – ač jinak skvěle připravená – nebude založena na pravdivých informacích. Nekvalitní zdroje vedou i k nekvalitní prezentaci.
Dobrou zprávou však je, že kvalitní zdroj lze poznat. Pokud je to možné, citujte myšlenky, ze kterých vycházíte. V textu tedy lze nalézt odkazy na konkrétní ideu konkrétních autorů. Dobré články také svá tvrzení podkládají relevantními argumenty (nikoli „slyšel jsem, že…“ či „znám lidi, kteří...“). Pomoci někdy může i Google. „Vygooglete“ si jméno autora a zjistěte něco o tom, jaké má vzdělání a praxi.
Často omílaný zdroj mezi studenty – Wikipedie – může být skvělým pomocníkem, ale špatným pánem. Wikipedii je vhodné totiž využívat pouze pro získání základního přehledu o tématu. Po přečtení encyklopedického článku se podívejte dolů na seznam citací, které si postupně rozklikněte. Při přípravě prezentace pak čerpejte již jen z primárních zdrojů, na které vás odkáže Wikipedie a další zdroje. Nejlepším způsobem, jak předejít uvedení špatné informace v prezentaci, je čerpat ze dvou a více nezávislých zdrojů. Pokud se informace shoduje (a zdroje jsou skutečně nezávislé, tj. nečerpají ze stejného třetího zdroje nebo ze sebe navzájem), je velká pravděpodobnost, že informace je pravdivá.
Časový plán
Poté, co máte definované téma a dostatek kvalitních zdrojů, vyberte, co vše je vhodné do vaší prezentace zařadit. Co se týká délky, bývá prezentace dost často ohraničena časovým omezením. To respektujte. Znakem dobrého řečníka je právě schopnost vymezený čas využít přesně. Myslete také na to, abyste své posluchače nepřehlcovali.
Čím méně snímků, tím ale lépe. Častou chybou totiž je, že se prezentující snaží na posluchače přenést co největší množství informací. Výsledkem je nejen vysoký počet snímků, ale i hustota informací na každém z nich. Z prezentace si tak většina posluchačů odnese pouze fakt, že téma je příliš složité.
Je dobré stanovit si „záchytné slidy“ a na prezentaci si vzít hodinky, popř. se ujistit, že jsou v prezentační místnosti hodiny na zdi. Pokud si stanovíte např. snímek, který by měl být přesně v polovině prezentace, můžete v závislosti na něm při prezentování buď zrychlit (je-li již polovina času pryč a vy ještě nejste u tohoto „slidu“), nebo zvolnit (je-li již tento snímek za vámi a ještě neuběhla polovina času). Samozřejmě si můžete prezentaci rozdělit na třetiny a „záchytné slidy“ mít dva – je jen na vás, jak vám to vyhovuje. Pravděpodobně se to také bude odvíjet od celkové délky prezentace – na prezentaci, která trvá půl hodiny, budete potřebovat více záchytných bodů než na prezentaci, která trvá deset minut.
Struktura prezentace
Do nynějška jste sbírali informace, kterým prozatím nebylo potřeba dávat nějakou ucelenou podobu. Ve chvíli, kdy si výše zmíněné věci ujasníte, je ale potřeba začít přemýšlet o tom, jak co nejlépe předat tyto vámi zjištěné informace vašim posluchačům. K tomu dobře poslouží vytvoření struktury prezentace. Existuje několik základních způsobů, jak lze strukturu prezentace vytvořit.
Jednou z jednoduchých pomůcek při sestavování struktury prezentace je, že nejdříve řeknete, co chcete říct, pak to řeknete a potom řeknete, co jste řekli. Pokud prezentujete např. svou diplomovou práci, nejprve řeknete, co byste v prezentaci rádi předali – že budete mluvit o tématu práce, o hypotézách, o praktické části, o teoretické části, o prostředcích atd. Následně v jádru prezentace řeknete, že téma práce bylo X, hypotézy byly Y, použili jste prostředků Z, … Na závěr zopakujete, co jste řekli – tj. jaké bylo ve stručnosti téma, co jste zjistili, jestli jste získali podporu pro své hypotézy atd.
Metoda přímky
Můžete si například sepsat několik základních bodů, které by prezentace měla obsahovat, a seřadit si je tak, jak půjdou za sebou. Pamatujte na to, že prezentace by měla jít tzv. „odněkud někam“. Představte si (nebo si nakreslete) vodorovnou osu – úsečku, která vede z bodu A do bodu B. Přesně takto by měla vypadat i vaše prezentace – na přímku si můžete nakreslit časové jednotky (např. minuty) a jednotlivé body, které je třeba zmínit v daný čas. Je vhodné zařadit úvod, ve kterém posluchače zasvětíte do toho, o čem budete následně mluvit. Poté přejděte k věci, myslete však na to, že jedna část prezentace by měla navazovat na druhou a není vhodné přeskakovat od jednoho tématu k druhému, posluchače to pak může mást. Na závěr vše shrňte a tím dojděte do bodu B, který vaši pomyslnou úsečku uzavírá.
Užitečné bývá uvést na začátku „insight“, což je stručný, ale hluboký vhled do problematiky, o které mluvíte. Někdo také používá výraz „problem statement“. Tím v podstatě nastavujete očekávání, že problematice, o které budete mluvit, rozumíte, ostatní by se s problémem měli ztotožnit (vhodné ověřit dotazem). Vy následně představíte varianty řešení. Pokud prezentujete např. o problémech životního prostředí, můžete uvést pár faktů o tématu – např. jak velký problém je zahlcení oceánu plastovými odpadky, jak velké procento odpadu představují plastové výrobky apod. Následně můžete v prezentaci představit návrh řešení tohoto problému. Na závěr by pak neměl chybět i tzv. „call to action“ – tedy co chcete, aby se po prezentaci stalo, co by měli posluchači udělat atp. Příkladem může být sdělení, kde posluchači najdou další informace k tématu, jaké jsou možnosti ekologičtějšího chování či motivování posluchačů k ekologickému chování apod.
Metoda BIKER B
Pokud si chcete být jisti tím, že struktura vaší prezentace je správná, lze použít detailnější, z angličtiny pocházející zkratku „BIKER B“ („motorkář B”):
- 1. Bang! (Třesk!): Na začátku prezentace posluchače zaujměte.
- 2. Introduction (Úvod): Nastiňte hlavní body, kterým se budete věnovat.
- 3. Key points (Hlavní body): Uveďte konkrétní důležité body prezentace a věnujte jim odpovídající množství času.
- 4. Examples (Příklady): U každého hlavního bodu uveďte alespoň 1 konkrétní příklad zvolený s ohledem na cílovou skupinu posluchačů.
- 5. Recap (Shrnutí): Zopakujte hlavní body a shrňte vše, co by si přítomní měli z prezentace zapamatovat.
- 6. Bang! (Třesk!): Prezentaci ukončete.
Jaké jste si možná všimli, tento model nezahrnuje otázky publika, kterou jsou součástí naprosté většiny prezentací. Kam byste je zařadili? Běžně se nechávají až na úplný konec. Nicméně právě kvůli zmíněnému „recency efektu“ je vhodné část na otázky zařadit ještě před shrnutí a zopakování hlavních bodů (tedy před bod 5). Publikum by totiž nemělo odcházet se vzpomínkou na často bizarní otázky publika, ale právě s vašimi hlavními body prezentace.
Myšlenkové mapy
Další variantou, jak můžete vytvořit dobrou strukturovanou prezentaci, je pomocí myšlenkové mapy. K tomuto účinnému nástroji se hlásí psycholog a spisovatel Tony Buzan, který ji charakterizuje jako „nejlepší pomůcku pro přemýšlení“. Myšlenkové mapy jsou jedním z mnoha způsobů strukturovaného zápisu informací. Čím kreativnější při tvorbě map budete, tím lépe.
Jak si vytvořit vlastní myšlenkovou mapu?
- 1. Nakreslete do středu papíru obrázek, který charakterizuje téma prezentace.
- 2. Bez přemýšlení načmárejte do dalších částí papíru nápady, které mají s tématem souvislost (můžete používat barvy, symboly, obrázky a vše, co vás napadne).
- 3. Vytvořte logicky uspořádanou strukturu a doplňte všechna další klíčová slova, která vás napadla. Každému heslu byste se měli v rámci prezentace věnovat alespoň 1 minutu.
- 4. Podívejte se na svůj výtvor a zbavte se všech nadbytečných bodů.
- 5. Promyslete si, v jakém pořadí budete mluvit o jednotlivých hlavních větvích, a podle toho je očíslujte.
Více o tomto moderním a účinném nástroji si můžete přečíst v knížce Myšlenkové mapy od zakladatele Tonyho Buzana. Užitečný software na vytváření myšlenkových map naleznete na tomto odkazu. Další informace k myšlenkovým mapám najdete v modulu Kreativita.
Při prezentaci samozřejmě kromě samotného obsahu můžete zaujmout i způsobem, jakým prezentujete. Nebojte se využít moderní techniku a všemožné pomůcky – základní myšlenky můžete zaznamenat na „flipchart“, lze zařadit také zajímavé video k tématu (pokud je na to čas). Drtivá většina ústních projevů je dnes podpořena speciálně vytvořenými prezentacemi (například v PowerPointu), které bývají během povídání promítány. Velmi efektivní je také zapojení publika – pomocí otázek, testů, vyzkoušení si některého z bodů prezentace. Prezentujete-li např. o nové metodě, můžete se na začátek zeptat, kdo ji zná, používá či o ní alespoň slyšel. Pokud je vaším tématem prezentace třeba „jak správně dýchat“, můžete vyzvat publikum, aby vaši metodu ihned vyzkoušelo – možností je nespočet.
Zpracování prezentace
Pár tipů, jak správně zpracovat prezentaci v PowerPointu:
- Text na prezentaci musí být kontrastní vůči pozadí (např. černé písmo na bílém pozadí je správně, modré písmo na červeném pozadí nikoliv).
- Používejte velká, čitelná písmena. Při přípravě prezentace si sedněte do poslední řady a ujistěte se, že je text dobře čitelný.
- Obsah prezentace má jen podtrhnout sdělované informace, nezahlcujte tedy „slidy“ textem. Posluchači by měli být schopni si přečíst text a zároveň vás poslouchat. Častou vídanou chybou v akademickém prostředí jsou prezentace, které mají posléze sloužit studentům jako skripta. Výsledkem toho bývá, že se jedná o špatnou prezentaci a zároveň špatná skripta.
- Text na slidu by neměl přesahovat 6 řádků a na jednom řádku by nemělo být více než 6 slov.
- Obsah slidu zarovnávejte k levé nebo pravé straně.
- Více je někdy méně. Vyvarujte se příliš graficky výrazných pozadí, fontů či barev. Ze začátku doporučujeme využívat bílé pozadí a černý/šedý text.
- Ve vhodné míře využívejte obrázky, grafy či loga (pamatujte, že obrázek řekne více než 1000 slov), a naopak to nepřehánějte s animacemi, efekty či přechody. Proto se též někdy nedoporučuje využívat prezentační software Prezi, který zbytečně poutá pozornost lidí na vizuální efekty.
- Do prezentace uveďte své jméno a kontakt v případě dalších dotazů.
- Při přípravě prezentace si pod každý „slide“ napište do tzv. poznámky prezentujícího, co chcete ke každému snímku říci. Když prezentaci následně pustíte v tzv. zobrazení prezentujícího, uvidíte u každého „slideu“ také vaše poznámky. Nemusí tak mít během prezentace žádné poznámky v ruce.
Na mnoho dalších tipů a také na špatné příklady prezentací se můžete podívat v zábavném dvacetiminutovém videu na konci odstavce s Davidem Phillipsem, odborníkem v oblasti vytváření prezentací. Ve videu se dozvíte, jak by měla dokonalá prezentace vypadat, jak můžeme s PowerPointem pracovat lépe a efektivněji, a také uvidíte příklady nešťastně vytvořených prezentací.
Jak na perfektní prezentaci