Kurz 6: Práce v týmu Lekce 1 : Práce v týmu
Časová náročnost lekce: 8-24 minut
Úvod do lekce
Pracovat s druhými v týmu obnáší něco trochu víc, než co stojí pouhý běžný kontakt. Pro některé je to snadné, pro jiné možná až téměř nemožné. Práci v týmu totiž ovlivňuje velké množství faktorů – jedním z nich je fakt, že ne s každým si člověk sedne, ne každý je mu příjemný. I v týmu se, stejně jako v běžném životě, střetávají různé osobnosti, různé pohledy na věc a různé představy o tom, jak by mělo finální provedení práce vypadat.
Obsah lekce:
Když sestavujete tým, zamyslete se nad tím, v čem je každý kandidát dobrý a čím by mohl být prospěšný pro váš cíl. Ne vždy se vyplácí volit členy podle vzájemných sympatií, protože často vybíráme lidi, kteří mají podobné kompetence jako my. Mohlo by se tedy stát, že týmu bude chybět dotahovač, někdo, kdo bude udávat směr a vizi, nebo jiná důležitá týmová role.
Pracovní tým, nebo pracovní skupina?
Rozlišování pracovního týmu a pracovní skupiny je důležité proto, že týmy se vyznačují některými specifickými charakteristikami. Jsou náročnější na správné fungování, pokud ale fungují tak, jak mají, dokážou být vysoce efektivní. Oproti tomu skupiny vyžadují hlavně kvalitního manažera. Není však důležité, aby spolu komunikovali jednotliví členové, spíše všichni komunikují s vedoucím týmu. Následující schéma ilustruje vztahy v týmu a ve skupině:
Tým pracuje na jednom konkrétním úkolu a dle potřeby bývá složen z různých typů pracovníků tak, aby byly pokryty všechny oblasti, které úkol pro své splnění vyžaduje. Takto sice může fungovat i pracovní skupina, avšak v ní obvykle každý pracuje na své části úkolu a koordinováni jsou nadřízeným. V týmu jsou pracovníci obvykle více propojeni a vzájemně spolu kooperují. Ve skupině tedy lidé většinou pracují více individuálně, zatímco tým je zaměřen spíše kolektivně. V týmu také bývá vyšší pocit sounáležitosti s ostatními.
Zásadní rozdíly mezi týmem a skupinou výborně vystihuje následující tabulka:
| Tým | Skupina |
|---|---|
| Jednotlivci, kteří jsou dohromady seskupeni na základě společného cíle a mají sjednocující vztah. | Jednotlivci, kteří spolu pracují na jednom cíli, ale každý vykonává pouze svou část práce. |
| Výsledek práce určuje celková práce jednotlivých členů. | Členové jsou zodpovědní pouze za svou část práce. |
| V týmu vzniká synergie. | Individualistický přístup neumožňuje synergii. |
| Příklad: Fotbalový tým | Příklad: Pracovníci výrobní linky |
Týmové role
Každý zastává v týmu jinou roli. Těchto rolí může být bezpočetné množství. Závisí na jedné straně na obsahu a složitosti úkolu, na druhé však i na možnostech lidských zdrojů – tedy koho má firma k dispozici, kdo by v týmu danou roli mohl zastávat s ohledem na vzdělání, zkušenosti, osobnostní charakteristiku, … Často lidé inklinují právě k tomu, co je nejvíce baví – vytvářet nápady, inovovat, vymýšlet procesy a postupy, řídit projekt atd.
M. Belbin toto popisuje jako „týmové role“ – pro ilustraci se můžete podívat na infografiku s popisem devíti jednotlivých týmových rolí, které definoval. Bližší charakteristiku týmových rolí dle Belbina lze nalézt na následujícím odkazu v sekci Belbin® for Students. Jaká myslíte, že je ta Vaše?
Inovátor
Tato role v týmu představuje lidi s tvůrčím potenciálem, řešící úkoly nekonvenčním způsobem. Slabiny této role představují zaujatost vlastními nápady, nezabývání se detaily a méně efektivní komunikace.
Vyhledávač zdrojů
Komunikativní extrovert, umí vyhledávat příležitosti, buduje vztahy a kontakty. Často ovšem ztrácí zájem po počátečním nadšení.
Koordinátor
Jedna ze dvou vedoucích rolí. Je to vyzrálý a schopný vedoucí, podporuje rozhodování týmu a umí delegovat. Když je pod tlakem, má sklon manipulovat s lidmi a předávat na ně své povinnosti.
Usměrňovač
Druhá z vedoucích rolí v této typologii. Dokáže být inspirující, dynamický, umí překonávat překážky. Dokáže být velmi náročný na sebe i druhé a nebere ohled na okolí.
Vyhodnocovač
Člověk se střízlivým pohledem na věci kolem sebe, schopen věc analyzovat z více pohledů a do hloubky. Často mu chybí průbojnost, mívá problémy s rozhodováním a bývá kritický k ostatním.
Týmový pracovník
Velmi kooperativní, diplomatický, vřelý, dokáže naslouchat lidem kolem sebe. Umí urovnávat konflikty, ale je ovlivnitelný ostatními. Nemá rád silný tlak a vyhýbá se stresovým situacím.
Realizátor
Role, kdy jedinec je výkonný, spolehlivý, je schopen ihned a efektivně převést myšlenku v realitu. Má rád dodržované postupy a neholduje příliš změnám.
Dotahovač
Svědomitý a pečlivý typ. Dokáže přesně a bez chyby odevzdávat svou práci, je orientován na hledání chyb a dodržování řádu. Někdy je až přepečlivý a úzkostný v dodržování postupů a kvality.
Specialista
Člověk na svém místě, pokud má možnost se věnovat pouze své práci a své specializaci. Slabinou je u něj nedostatečný pohled na celkový obraz a vybočení z dané specializace.
Zdroj: KALOČOVÁ, Petra. Analýza týmu ve vztahu k týmovým rolím a týmové komunikaci. Olomouc, 2013.
M. Belbin se mimo jiné zabývá i diagnostikou týmů. Pro tyto účely vytvořil Belbinův test týmových rolí navazující na jeho vlastní teorii, který je vhodný jak pro diagnostiku dlouhodobě spolupracujících týmů, tak např. pro účely teambuildingu. Více informací o Belbinově práci týkající se diagnostiky týmů lze nalézt na následujícím odkazu.
Komunikace v týmu
Protože každý přistupuje k týmové práci trochu jinak, je potřeba s tím nějak pracovat. Pro odvedení dobré týmové práce je absolutně nezbytná a nutná komunikace mezi členy týmu. Je to jediný způsob, jak se ujistit, že jsou všichni členové na stejné vlně a postupují správným směrem. Vzájemným nepochopením se totiž práce v týmu může stát vysoce neefektivní záležitostí, která může trvat déle, než kdyby danou práci dělal jen jeden člověk.
Ptejte se. Je dobré mít přehled o práci ostatních členů týmu a dávat jim informace o stavu té své. Pokládejte tzv. otevřené otázky – tedy ty, na které není možné odpovědět pouze ano/ne (např. „Jak by podle vás měl konkrétně výsledek vypadat?“). Pokud je to možné, dělejte pravidelné meetingy, kde každý z kolegů představí, jak pokročil se svojí prací, a případně také to, co by od ostatních potřeboval (tzv. „status meetingy“).
Konflikty v týmu
Je zcela normální, že ve skupině lidí různých názorů a profesí dochází ke konfliktům. Konflikt je zcela přirozená záležitost a často může mít pozitivní dopady (například pročištění atmosféry či ujasnění rolí). Každý z nás může zvolit různé strategie, jak se ke konfliktu postavit – můžeme jít do přímého střetu, ustoupit a souhlasit s návrhem toho druhého, snažit se dohodnout na kompromisu, či ze situace zcela odejít (případně až předstírat, že problém neexistuje). Nedá se říci, že by některá ze strategií byla lepší než jiná a obecně účinná. Vždy záleží na konkrétní situaci. Obecně je však vhodné nepoužívat útočné či manipulativní praktiky – nejen že tak odvádíme téma od problému, který je třeba řešit, ale navíc vytváříme napětí v týmu. Doporučujeme využít např. metody nenásilné komunikace (více v modulu „Efektivní komunikace“).
Konflikty v týmu řešte až ve chvíli, kdy máte chladnější hlavu. Lépe tak zapojíte svůj rozum, spíše než nekontrolovatelné evoluční mechanismy útoku či útěku, o kterých si můžete přečíst více v modulu zvládání zátěže.
Na co si dát pozor při spolupráci
Stejně jako u všech jiných aktivit, je třeba si dát pozor na některé prvky lidského sociálního chování, které může mít negativní vliv na výslednou práci, atmosféru ve skupině nebo třeba motivaci členů týmu.
Skupinové myšlení (groupthink)
Efektivní práce v týmu je často alchymie. Existuje nespočet faktorů, které mohou tým ovlivnit. I když je skupina složena z různých a chytrých lidí, může se stát, že dojde k absolutně špatnému rozhodnutí či závěru, kde skupina není schopna sama na sebe kriticky nahlížet a analyzovat tak svá rozhodnutí. Skupinové myšlení vzniká zejména tehdy, když je uvnitř skupiny vytvářen velký tlak na její jednotu, skupina je uzavřená svému okolí a členové ji přeceňují. Je tedy správné a žádoucí spolu ne vždy souhlasit a vystavovat sebe i druhé v rozumné míře pochybám. Neklesejte na mysli, pokud jste ve svém názoru osamocení či v menšině. Podle výzkumů může za jistých okolností i menšina ovlivnit většinu a změnit její názor. Pokud jsou vaše argumenty logické, jste dostatečně přesvědčiví a trváte si na svém dostatečně dlouho, můžete i jako menšina zvrátit dosavadní vývoj a průběh událostí a přetáhnout většinu na svou stranu. Pokud nejsou vaše názory, které nejsou v souladu se skupinovým názorem, brány v potaz, ukazuje to na výraznou dysfunkci týmu.
Chcete se prosadit? Vyjadřujte pochyby. Nepřehánějte to a nesnažte se rozporovat všechno, ale nazírejte na věc z různých úhlů pohledu a užívejte své kritické myšlení. Stůjte si za svým názorem. Buďte tzv. „ďáblovým advokátem“ – zpochybňujte i věci, se kterými souhlasíte, jen tak se vyhnete tzv. „konfirmačnímu zkreslení“ (více v modulu Efektivní komunikace).
Jak se pokusit předejít skupinovému myšlení? Je vhodné různorodé složení skupiny, stanovit nestranného vůdce, pracovat v menších skupinách a finální rozhodnutí dělat až na následujícím setkání. Proč? Všichni mají možnost si myšlenky utřídit, přemýšlet nad jinými alternativami nebo odhalit problém, který na schůzce nikoho nenapadl.
Free riding
Pozor také na fenomén „free riding“ (nazývaný též jako sociální zahálení). Podle něhož platí, že čím větší je skupina, tím větší je šance, že její členové budou málo výkonní. Spoléhají se totiž na to, že práci za ně udělají kolegové. Roli v tom, jak dobře dokáže tým pracovat, hraje i tzv. group efficacy. Tedy to, jak velkou důvěru ve skupinu (a například její efektivnost či kvalitu jí odvedené práce) máte.
Nelze paušálně říci, jaká je ideální velikost pracovního týmu či skupiny. Není vhodné do skupiny přidávat lidi, funguje-li již tým dobře sám o sobě. Každý v týmu by měl mít jasně definovanou roli a práci, kterou má vykonávat (byť tou může být např. samotná organizace nebo komunikace, např. role „traffic manager“).
Polarizace
Zároveň je při práci ve skupině potřeba myslet na fakt, že skupina má tendenci dělat riskantnější rozhodnutí než jednotlivec. Tomuto efektu říkáme „risky shift“. Podle autorů tohoto konceptu se skupina, jejíž postoj je víceméně jednotný, po diskuzi tzv. „polarizuje“, což znamená, že dojde k posunu názoru skupiny směrem k extrémnějšímu. Pokud tedy před diskuzí má skupina tendenci riskovat, po diskuzi pravděpodobně zvolí ještě riskantnější řešení, pokud byla na počátku spíš obezřetná, bude pravděpodobně ještě opatrnější.
Difuze zodpovědnosti
Tento efekt popisuje fenomén, že čím více lidí je přítomno nějaké situaci, kde je potřeba vykonat nějakou akci, tím spíše nikdo nic neudělá. Je to převážně z toho důvodu, že zodpovědnost se „vydělí“ počtem přihlížejících – každý má pocit, že „někdo přeci musí zakročit“, a zodpovědnost se tak metaforicky vypaří. Typicky se tyto situace objevují ve veřejném prostoru, kdy se například v tramvaji plné lidí nikdo nezastane šikanovaného nebo bitého člověka. Ale stejně tak tento fenomén platí i na pracovní týmy. Výzkumy totiž ukazují, že mezi velikostí skupiny a pravděpodobností, že někdo pomůže, je vysoká korelace. Více o tomto efektu se můžete dozvědět na TedTalk Daniela Golemana.
Daniel Goleman o soucitu
V praxi je důležité tedy jasně stanovit, kdo je za práci zodpovědný. Předejdete tak situaci, kdy práce není včas dokončená a všichni reagují slovy „já myslel, že to udělá někdo jiný“.